Un’infrastruttura innovativa per la gestione documentale nel settore sanitario.
Il progetto UDMA – Universal Document Management Application nasce con l’obiettivo di creare un’infrastruttura modulare e completa per supportare le amministrazioni sanitarie, pubbliche e private, nella digitalizzazione e gestione dei flussi documentali. L’iniziativa punta a integrare archivi cartacei e digitali in un sistema ibrido, sicuro ed efficiente, capace di dialogare con i sistemi informativi sanitari già esistenti e di sfruttare le tecnologie dell’Industria 4.0, come IoT e big data.
Grazie a questo progetto è stato possibile migliorare l’organizzazione e la conservazione dei documenti, ridurre i tempi di gestione e offrire servizi più rapidi ed efficaci ai cittadini, con un impatto positivo sia sul piano economico sia su quello sociale.
Il sistema è articolato in cinque componenti principali:
- Gestione documentale – uno strumento integrato per organizzare e monitorare i documenti in maniera uniforme e conforme alla normativa vigente.
- Protocollo informatico – funzionalità per registrare e tracciare i flussi documentali, garantendo trasparenza e sicurezza.
- Archivio cartaceo e digitale – una piattaforma per gestire in modo coordinato archivi ibridi, supportando la transizione dal cartaceo al digitale.
- Sistema di conservazione a norma – orientato in particolare ai documenti sanitari, assicura la custodia a lungo termine e la disponibilità secondo i tempi stabiliti dal piano di conservazione.
- Interfaccia con i sistemi informativi sanitari – un modulo software che permette lo scambio di dati, metadati e immagini con le piattaforme esterne.
Completano la soluzione una piattaforma web per il rilascio, anche in copia conforme, della cartella clinica, e strumenti archivistici avanzati come piani di classificazione e manuali di gestione e conservazione.
Il progetto ha previsto il coinvolgimento diretto di Aziende Ospedaliere Universitarie e Strutture Sanitarie, che hanno espresso pieno sostegno e disponibilità alla collaborazione durante le fasi di sviluppo, sperimentazione e validazione.
I benefici sono stati significativi:
- Per gli enti: maggiore efficienza, riduzione dei tempi e dei costi di gestione, semplificazione dei processi.
- Per i cittadini: rapidità nelle risposte, minori spostamenti e attese agli sportelli, possibilità di accedere in modo più semplice ai propri documenti sanitari.
UDMA si pone quindi come una piattaforma strategica per l’evoluzione della sanità digitale, in grado di trasformare la gestione documentale in un processo sicuro, integrato e orientato al futuro.
